Les entreprises doivent évoluer en permanence afin de pouvoir s’adapter aux changements technologiques, sociétaux et économiques, l’arrivée de nouveaux concurrents, les changements de réglementations, etc. Sans transformation, au mieux l’entreprise stagne. Au pire, elle disparaît.
À peu près la moitié des tentatives de changements organisationnels échouent, faute de planification, de coordination, de mise en œuvre concrète. Aussi l’accompagnement au changement est une démarche nécessaire pour les dirigeants d’entreprises.
Afin de bien comprendre cette démarche, nous vous proposons un aperçu de ce qu’est la gestion du changement, des étapes clés du processus et des actions que vous pouvez entreprendre pour développer vos compétences managériales et devenir ainsi plus performant.
Qu’est-ce que la conduite du changement ?
Le changement fait généralement référence aux actions entreprises par une organisation pour modifier ou ajuster une composante importante de son organisation. Cela peut inclure la culture d’entreprise, les processus internes, la technologie, les infrastructures, la hiérarchie de l’entreprise ou tout autre aspect critique.
Le changement organisationnel peut être adaptatif ou transformationnel :
- Les changements adaptatifs sont de petits changements graduels et itératifs qu’une organisation entreprend pour faire évoluer ses produits, processus, flux de travail et stratégies au fil du temps. À titre d’exemple, l’embauche d’un nouveau salarié pour répondre à une demande accrue ou la mise en œuvre d’une nouvelle politique de travail pour attirer des candidats plus qualifiés sont deux exemples de changements adaptatifs.
- Les changements transformationnels ont une échelle et une portée plus importantes et signifient souvent une rupture spectaculaire et, parfois soudaine, par rapport à la situation connue. Le lancement d’un nouveau produit ou d’une nouvelle division commerciale, ou la décision de se développer à l’international, sont des exemples de changement transformationnel.
La gestion du changement est le processus qui guide le changement organisationnel jusqu’à sa concrétisation, depuis les premières étapes de la conception, jusqu’à la réalisation.
Un processus de changement en 5 étapes
1. Préparer l’organisation au changement
Pour qu’une organisation définisse et mette en œuvre le changement, elle doit être préparée tant sur le plan structurel que culturel. Et c’est bien la préparation culturelle qui doit d’abord avoir lieu. C’est pourquoi le gestionnaire doit tout d’abord aider les employés à reconnaître et à comprendre le besoin de changement. Il doit les sensibiliser aux défis et problèmes auxquels fait face l’organisation. Pour éliminer toutes les éventuelles frictions et résistances ultérieures, l’adhésion initiale est un des fondements de la mise en œuvre du changement.
2. Élaborez une vision et planifiez le changement
Une fois l’organisation prête à accepter le changement, les responsables doivent élaborer un plan détaillé et réaliste pour le réaliser. Ce plan devra s’articuler en 4 axes :
- Objectifs stratégiques : en quoi ce changement contribue-t-il à mettre en œuvre sa stratégie ?
- Indicateurs clés de performance : quel sont les objectifs chiffrés ? Quels sont les outils les mesure ? Quel est le point de départ ?
- Parties prenantes et équipe du projet : qui supervise le changement ? Qui valide les étapes critiques ? Qui sera responsable de la mise en œuvre ?
- Chemin et portée du projet : Quelles sont les étapes et les actions distinctes du projet ? Qu’est-ce qui rentre et ne rentre pas dans le cadre du projet ?
Le plan doit également tenir compte des inconnues ou obstacles qui pourraient survenir au cours du processus et nécessiteraient de l’agilité et de la flexibilité pour être surmontés.
3. Mettre en œuvre les changements
Une fois le plan créé, les étapes pour mettre en œuvre le changement peuvent être lancées. L’initiative impliquera des changements dans la structure, la stratégie, les systèmes, les processus, les comportements des employés et bien d’autres aspects de l’organisation.
Au cours du processus de mise en œuvre, les responsables du changement doivent se concentrer sur la capacité de leurs employés à prendre les mesures nécessaires pour atteindre les objectifs définis. Ils doivent également tout faire pour anticiper, prévenir, supprimer ou atténuer les obstacles une fois identifiés. Tout au long du processus de mise en œuvre la communication de la vision de l’organisation doit être rappelée, ce qui est crucial pour rappeler aux membres de l’équipe le pourquoi du changement.
4. Intégrer les changements dans la culture et les pratiques de l’entreprise
Une fois le processus de changement terminé, les responsables du changement doivent éviter tout retour à l’état antérieur. Ceci est particulièrement important pour les changements organisationnels liés aux processus, aux flux de travail, à la culture et aux stratégies. « Chasser le naturel, il revient au galop ! ». En effet, sans un plan adéquat, les talents peuvent revenir à « leurs anciennes façons » de procéder, tout particulièrement pendant la période de transition.
En intégrant les changements dans la culture et les pratiques de l’organisation, il est plus difficile de faire marche arrière. Les contrôles et les systèmes de récompense doivent être envisagés comme des outils pour aider au changement.
5. Examiner les progrès et analyser les résultats
Ce n’est pas parce qu’une initiative de changement est terminée qu’elle a réussi. Effectuer une analyse et un examen, ou un « projet post mortem », peut aider les chefs d’entreprise à comprendre si une initiative de changement a été un succès, un échec ou un résultat mitigé. Il peut également offrir des informations et des enseignements précieux qui peuvent être exploités dans les futurs efforts du changement.
Demandez-vous si les objectifs du projet ont-ils été atteints ? Si c’est le cas, ce succès peut-il être reproduit ailleurs ? Si non, qu’est-ce qui s’est mal passé ?
Gérer efficacement le changement
Bien qu’il n’y ait pas deux initiatives de changement identiques, le processus est généralement similaire. Pour gérer efficacement le changement, les managers et les chefs d’entreprise doivent bien comprendre toutes les étapes du processus.
